阿里企业邮箱邮件归档功能介绍

2023-05-16 15:13:35 4932

背景

电子邮件作为企业沟通内外的手段，随着使用率的不断提升，企业将邮件数据视作重点保护对象。相较于以往的电子邮件多以备份为主，使得企业浪费了大量存储资源和后续的数据调阅时间，大大增加了企业的营运成本和风险。通过邮件归档，可以大大的降低营运成本和风险，从而可以有效的长期保存并使用电子邮件，用户可以自主选择是否开启邮件归档功能，并可以基于邮箱帐号、发件人、收件人、关键字和时间区间进行查询，提供查询结果的导出和甚至于作为有效的法律依据。且邮件归档是对企业用户邮箱在业务开展过程中，对邮件内容进行集中归档，并根据相关法律法规进行一定时期的保留，在需要的时候可以通过对归档邮件的查找，并可以导出需要的邮件，获取历史邮件信息或者用作诉讼证据。

概述

在此背景下，阿里邮箱推出了“邮件归档服务”，对邮件数据进行在线归档、分类管理、归档邮件查询、邮件数据长期保存。

塞班斯法案-奥克斯利法案

萨班斯-奥克斯利法案是美国立法机构根据安然有限公司、*通讯公司等财务欺诈事件破产暴露出来的公司和证券监管问题所立的监管法规，简称《SOX法案》或《索克思法案》。

美国出台的《塞班斯法案》本质上是为了保护在证券市场上的投资者，而*初的邮件归档正式参考了塞班斯法案对企业电子邮件存档相关举措，随着市场和监管体制的不断完善，电子邮件来往的实时记录和长久保存以及不被篡改的归档服务，为企业带来了可靠的数据依存，甚至邮件可以成为法律证据。

中国塞班斯法

为了保证数据信息的完整性和可用性，2005年*档案局发布相关文档，规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。以及2008年6月28日，*财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了《企业内部控制基本规范》，强烈规范企业单位必须提供保存营运资料以及降低营运风险相关措施。

1、购买/开通功能

仅归档管理员可以开启/关闭邮件归档功能，以及进行归档邮件的查询，归档三方接口开启等。超级管理员Postmaster默认情况下没有归档功能相关权限，超级管理员可以给用户分配归档管理员权限，创建归档管理员，超级管理员或者归档管理员可以通过“统计与日志-归档日志查询”，进行审计日志的查询。

邮件归档服务默认关闭，需登录归档管理员账户，进去域管理-“邮件归档”-选择“归档邮件管理”-打开“邮件归档服务”。